belajar administrasi surat menyurat BAG 2

1.13.            Tanda Tangan, Nama, dan Jabatan Penulis/Pengirim Surat

Sebuah surat dianggap sah jika telah ditandatangani oleh pejabat atau orang yang berwenang atas penulisan surat tersebut. Surat yang belum ditandatangani oleh orang yang berwenang, belum dianggap sah atau bahkan dianggap tidak sah. Dalam kenyataan di lapangan, tidak semua surat dapat diselesaikan oleh kepala atau pemimpin instansi perusahaan yang bersangkutan. Hal ini disebabkan oleh banyaknya tugas yang harus ditangani oleh pemimpin tersebut. Oleh karena itu, untuk beberapa surat, penandatanganan dapat dilimpahkan kepada pejabat di bawah pimpinan atau orang yang ditunjuk oleh pemimpin, sesuai dengan tata kerja yang berlaku pada yang bersangkutan. Berikut ini, beberapa contoh penandatanganan surat oleh pejabat yang berwenang dalam hal itu.

Contoh salam penutup dalam sebuah surat:

1. Atas bantuan Anda, Kami ucapkan terima kasih.

2. Kami sangat mengharapkan bantuan Saudara-saudara.

• Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh pemimpin unit utama.

Contoh:

Rektor,

ttd,

Prof. Dr. Sunaryo Kartadinata, M.Pd.

NIP 130514766

• Surat yang dibuat dan ditandatangi oleh pemimpin unit utama atas nama menteri.

Contoh:

a.n. Menteri Pendidikan Nasional

Sekretaris Jenderal,

ttd,

Drs. Bambang Sudibyo, M.Pd.

NIP 130813772

Penandatanganan surat pada contoh di atas tanpa harus meminta persetujuan menteri terlebih dahulu.

• Surat yang dibuat atas nama menteri, namun ditandatangani oleh sekertaris jenderal setelah mendapat persetujuan menteri.

Contoh:

Menteri Pendidikan Nasional

a.n.b.

Sekretaris Jenderal,

ttd,

Drs. Bambang Sudibyo, M.Pd.

NIP 130813772

Penandatanganan surat dengan a.n.b. dianggap lebih kuat dibandingkan penandatanganan dengan a.n.

• Surat yang dibuat oleh pejabat eselon II setelah mendapat mandat dari pemimpin utama, tetapi penandatanganannya didelegasikan kepada pejabat eselon III.

Contoh:

a.n. Direktur Jenderal Pendidikan Atas

Sekretaris Direktorat Jenderal,

u.b.

Kepala Bagian Kepegawaian

ttd,

Anandy Wati

NIP 060071666

1.14.            Tembusan

Tembusan adalah bagian surat yang dipakai untuk menunjukkan adanya pihak atau orang lain yang juga menerima surat itu selain penerima surat. Surat tersebut perlu diketahui juga oleh pihak lain yang mendapat tembusan surat tersebut. Tembusan surat berguna untuk menghitung jumlah lembar surat yang akan diketik sesuai dengan keperluan.

Contoh:

Tembusan:

1. Para Pembantu Rektor

2. Para Dekan UPI Bandung

3. Para Ketua Jurusan UPI Bandung

Tembusan:

1. Yth. Bapak Camat Banjar

2. Yth. Bapak Kapolsek Banjar

3. Yth. Bapak Danramil Banjar

Pada akhir penulisan tembusan seperti di atas, tidak perlu ditulis kata arsip sebab secara otomatis, setiap pembuatan surat ada satu helai yang disimpan sebagai arsip pada instansi yang bersangkutan.

1.15.            Inisial

Inisial adalah singkatan nama pengonsep surat dan nama pengetik surat yang ditulis pada bagian kiri bawah sebuah surat. Inisial ini dicantumkan sebagai kelengkapan surat, terutama untuk surat-surat penting atau surat berharga lainnya. Tujuan pencantuman inisial adalah apabila suatu saat terdapat kekeliruan mengenai surat tersebut, penandatangan surat dapat memanggil kedua petugas itu untuk ikut mempertanggungjawabkan surat yang dimaksud. Dengan demikian, inisial ini hanya berguna bagi pengirim surat sehingga tidak ada artinya bagi penerima surat. Oleh karena itu, sebaiknya, inisial surat hanya ditulis pada arsip surat.

Contoh: DS/BU

Artinya, surat tersebut dikonsep oleh Didin Sahidin dan diketik oleh Budi Utomo.

Sekarang, Anda telah memahami pengertian surat, jenis-jenis surat, bentuk-bentuk surat, dan bagian-bagian surat. Pemahaman tersebut dapat Anda gunakan untuk menulis surat undangan.

• Surat Undangan

Surat undangan adalah surat pemberitahuan yang dikirimkan kepada pihak lain agar pihak lain yang dimaksud datang pada waktu, tempat, acara, atau keperluan yang telah ditentukan.

Surat undangan ini, biasanya, dibuat dalam jumlah yang banyak. Oleh karena itu, proses pembuatannya dapat dikerjakan dengan cara distensil. Dengan demikian, orang yang diserahi tugas untuk membuat surat undangan tersebut cukup menuliskan alamat orang atau pihak yang akan dituju. Mengingat jumlahnya yang banyak, penandatangan surat undangan seperti itu dapat dikerjakan dengan cap tanda tangan sehingga cukup dikerjakan oleh petugas administrasi yang ditunjuk. Perhatikan contoh undangan berikut ini.