Bentuk Surat
Cara penulisan surat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk
penulisan surat. Adapun yang dimaksud bentuk surat adalah tata letak atau
posisi bagian-bagian surat. Cara penulisan surat pada setiap instansi atau
organisasi berbeda-beda. Keragaman itu bergantung pada kebiasaan dan aturan
instansi yang bersangkutan.
Pada umumnya, dalam surat-menyurat resmi, dikenal beberapa macam
bentuk surat, yaitu:
a) bentuk lurus penuh (full
block style);
b) bentuk lurus (block
style);
c) bentuk setengah lurus (semi
block style); dan
d) bentuk resmi Indonesia (official
style).
Untuk
memperjelas pemahaman Anda tentang bentuk surat ini, di bawah ini, akan dibahas
satu per satu bentuk surat tersebut.
1. Bentuk Lurus Penuh (full block style)
Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai
dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang
lainnya diberi spasi satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan contoh surat
bentuk lurus penuh berikut.
2. Bentuk Lurus (block style)
Pada surat bentuk lurus, semua bagian surat diketik dari margin
kiri. Akan tetapi, tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan
jabatan pengirim surat diketik pada bagian kanan surat. Untuk lebih jelas,
perhatikan contoh surat di samping.
3. Bentuk Setengah Lurus (semi block style)
Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik
seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah
lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya
tidak diberi jarak.
4. Bentuk Resmi Indonesia
Bentuk surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh
instansi-instansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua variasi, yaitu:
a. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Surat-surat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri: (1) Tanggal
surat didahului nama tempat, (2) Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat,
di bawah nama tempat dan tanggal surat, (3) Jabatan pengirim surat ditulis di
atas tanda tangan, nama ditulis di antara tanda kurung, dan (4) nama pengirim
surat digarisbawahi. Agar lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini.
b. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Surat yang dibuat dengan bentuk ini mempunyai ciri-ciri: (l)
tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat karena nama tempat sudah
tertulis pada kepala surat; (2) alamat surat ditulis pada sebelah kiri; (3) di
atas tanda tangan ditulis salam penutup dari pengirim surat, jabatan secara
singkat ditulis di bawah nama. Khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal,
jabatan ditulis di atas tanda tangan; (4) sifatnya tidak formal, jabatan secara
singkat ditulis di bawah nama; (5) nama pengirim ditulis tanpa diapit tanda
kurung. Agar Iebih jelas perhatikan contoh surat bentuk resmi Indonesia baru
berikut.
Keterangan:
1. Kepala surat 6.
Tubuh surat
2. Nomor 7. Salam penutup
3. Tanggal bulan dan tahun 8.
Jabatan pengirim surat
4. Nama dan alamat yang
dituju 9. Nama
pengirim
5. Salam
pembuka 10. Tembusan
Dalam surat yang ditulis dengan bentuk Indonesia baru, alamat
surat dan tubuh surat ditulis di bawah nomor/lampiran/perihal.Sementara
tembusan ditulis sejajar dengan margin kiri tubuh surat. Jika surat yang dibuat
dengan bentuk Indonesia baru tidak menyertakan nomor, lampiran, dan perihal
surat, tubuh surat dan alamat surat tetap ditulis mulai dari margin kiri. Akan
tetapi, baris awal paragraf ditulis lima ketukan dari margin kiri. Agar lebih
jelas, perhatikan contoh variasi bentuk resmi Indonesia baru di samping.
Dari berbagai jenis dan bentuk surat yang telah dijelaskan,
berikut ini Anda akan mempelajari jenis surat edaran. Apa yang dimaksud dengan
surat edaran? Surat edaran adalah surat yang berisi pemberitahuan yang
ditujukan kepada seseorang (pejabat) atau beberapa orang (pejabat) tertentu
pada suatu instansi. Selain itu, surat edaran pun digunakan untuk
memberitahukan sesuatu kepada orang banyak dan diharapkan, isi surat tersebut
dapat dilaksanakan dengan baik.
Surat edaran, biasanya, berisi penjelasan-penjelasan atau
petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang
telah ada. Perhatikan contoh surat edaran berikut ini.
Susunan alamat dapat ditulis
sebagai berikut:
a) Baris pertama dituliskan:
Kepada Yth. ... (diikuti nama orang, kantor, dan lain-lain).
b) Baris kedua dituliskan:
Nama jalan, nomor jalan, atau nomor rumah (jika dianggap perlu).
c) Baris ketiga dan seterusnya dituliskan: Nama kota. Pada surat
yang dikirimkan ke luar negeri harus dituliskan pula nama negara tujuan.
Menulis Surat Lamaran Kerja
Dalam pelajaran sebelumnya, Anda telah belajar menulis surat
pemberitahuan dan undangan. Sekarang, Anda akan belajar menulis surat lamaran
kerja.
Surat lamaran kerja, biasanya, dibuat berdasarkan sumber lamaran
yang berasal dari pengumuman, iklan, teman, atau siaran radio. Dalam hal ini,
pelamar, dalam surat lamarannya, perlu menyebutkan sumber lamaran tersebut pada
alinea pembuka. Jika lamaran itu tidak berdasarkan suatu sumber, tentu saja
tidak diperlukan penyebutan sumber dalam alinea pembuka. Misalnya, dalam
mingguan Senin Pagi, tanggal 6 Oktober, diberitahukan bahwa Perusahaan
"Sumber Kontraktor", Jalan Jembatan No. 5 Surabaya, membutuhkan satu
orang lulusan Sarjana Sipil. Pada alinea berikutnya, dituliskan kualifikasi
diri pelamar yang umumnya meliputi:
1. nama lengkap;
2. tempat dan tanggal lahir;
3. alamat;
4. kepribadian;
5. pendidikan;
6. pengalaman kerja;
7. surat keterangan
berkelakuan baik;
8. surat keterangan
kesehatan;
9. keterangan-keterangan
lain yang berguna sekali untuk dipertimbangkan diterima atau tidaknya lamaran
itu.
Selanjutnya, surat-surat tersebut yang menjadi syarat administrasi
dilampirkan bersama surat lamaran. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
pada saat menulis surat lamaran, yaitu:
1. Surat lamaran ditulis
tangan, di atas kertas bergaris ukuran folio. Tulisan harus jelas, bersih,
tidak ada coretan.
2. Pelamar menyebut dirinya
bukan dengan kata ganti kami, melainkan saya. Menyebut pimpinan
instansi dengan bapak/ibu (jika sudah jelas pemimpinnya). Apabila
masih belum jelas, dapat langsung menyebutkan jabatannya.
Perhatikan contoh surat lamaran pekerjaan berikut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar