belajar administrasi surat menyurat BAG 3

Sumber 2

I.                   SURAT - MENYURAT

Ketentuan surat-surat yang berlaku dan merupakan ciri khas administrasi organisasi KSW mengambil ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

A.  Kerangka Surat

1.    Nomor Surat.

2.    Lampiran Surat.

3.    Sifat Surat.

4.    Perihal Surat.

5.    Orang yang dituju, Kepada Yth., dsb.

6.    Kepala Surat, Assalamu’alaikum Wr. Wb.

7.    Kalimat pengantar, salam silaturrahmi, dan seterusnya.

8.    Maksud Surat.

9.    Kalimat Penutup, Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

10.  Tempat dan Tanggal pembuatan Surat.

11.  Periode Kepengurusan.

12.  Nama Pengurus organisasi serta jabatannya.

B. Bentuk Surat

Seluruh surat organisasi resmi -kecuali jenis surat khusus– ditulis dalam bentuk Full Block Style, yaitu bentuk surat yang seluruh kalimatnya, mulai dari pembukaan sampai nama penandatanganan dimulai dari tepi yang sama pada sebelah kiri.

C. Penomoran Surat

Seluruh surat pada semua Bidang memiliki nomor yang terdiri atas :

1.  Nomor urut surat.

2.  Penandatanganan surat.

3.  Bagian kepengurusan.

4.  Bulan pembuatan surat.

5.  Tahun pembuatan surat.

II.  PEMBUKUAN

A.  Ukuran Buku

Pada dasarnya semua buku dapat digunakan untuk pembukuan, baik buku agenda, buku kas dan buku inventaris dengan syarat sesuai dengan kolom yang dibutuhkan.

B. Model Buku

1. Buku Agenda

Buku Agenda Surat terdiri atas agenda surat keluar dan agenda surat masuk. Sedang model yang digunakan pada keduanya adalah sebagai berikut :

1.      Nomor surat pengeluaran / penerimaan.

2.      Nomor surat.

3.      Alamat surat / pengirim.

4.      Tanggal surat.

5.      Perihal surat.

6.      Keterangan.

          2. Buku Kas

Buku Kas untuk seluruh kegiatan pada semua bagian Pengurus menggunakan model sebagai berikut :

1.      Nomor urut penerimaan.

2.      Uraian sumber kas.

3.      Jumlah uang yang diterima.

4.      Nomor urut pengeluaran.

5.      Uraian penggunaan kas.

6.      Jumlah uang yang dikeluarkan.

          3. Buku Inventaris

Buku Inventaris untuk semua bagian menggunakan model yang terdiri atas kolom :

1.      Nomor urut.

2.      Nama barang.

3.      Merek barang.

4.      Tahun pembelian.

5.      Jumlah barang.

6.      Keadaan barang.

7.      Keterangan.

 III. TEKHNIS

A.  Pembuatan Surat

1.      Sebelum proses pengetikan surat diharapkan pembuat surat menguasai benar program komputer.

2.      Agar mempermudah pengecekan surat, maka seluruh jenis surat harus dibuatkan salinan untuk difile dan diarsip.

3.      Dalam pembuatan surat resmi organisasi, yang harus diperhatikan adalah kode atau sandi yang tergantung dalam surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan garis miring ( / ) bukan dengan titik ( . ).

4.      Setiap nomor surat mengandung 10 ( sepuluh ) item kode, yaitu :

(a)    Nomor urut surat dimulai dari 01 dan seterusnya, dan ditandai dengan huruf abjad setelahnya (01b) jika lebih dari satu surat keluar pada nomor sama.

(b)   Penandatanganan surat dengan ketentuan :

1)      Jika penandatanganan surat dilakukan Ketua atau Wakil Ketua dan Sekretaris I, maka ditandai dengan A.1, dan A.2 jika oleh Ketua atau Wakil Ketua dengan Sekretaris II (Wakil Sekretaris).

2)      Jika penandatanganan surat dilakukan Ketua atau Wakil Ketua dan Bendahara, maka ditandai dengan B.1, dan B.2 jika oleh Ketua atau Wakil Ketua dengan Bendahara II (Wakil Bendahara).

3)      Jika penandatanganan surat dilakukan Koordinator Departemen Pendidikan dan Sekretaris, maka ditandai dengan C, dengan tetap mengetahui Ketua KSW.

4)      Jika penandatanganan surat dilakukan Koordinator Departemen Humasokesta dan Sekretaris, maka ditandai dengan D, dengan tetap mengetahui Ketua KSW.

5)      Jika penandatanganan surat dilakukan Koordinator Departemen Pekadasi dan Sekretaris, maka ditandai dengan E, dengan tetap mengetahui Ketua KSW.

6)      Jika penandatanganan surat dilakukan Koordinator Departemen Dokusta dan Sekretaris, maka ditandai dengan F, dengan tetap mengetahui Ketua KSW.

7)      Jika penandatanganan surat dilakukan Koordinator Departemen Olah Raga dan Sekretaris, maka ditandai dengan G, dengan tetap mengetahui Ketua KSW.

8)      Jika penandatanganan surat dilakukan Koordinator Departemen Keputrian dan Sekretaris, maka ditandai dengan H, dengan tetap mengetahui Ketua KSW.

9)      Jika penandatanganan surat dilakukan Pemred BO PRESTãSI dan Sekretaris (KSW), maka ditandai dengan R, dengan tetap mengetahui Ketua KSW.

10)  Jika penandatanganan surat dilakukan Ketua dari ke­giatan yang terselenggara dan Sekretaris, maka ditandai dengan PAN-PEL, dengan tetap mengetahui Ketua KSW.

5.      Bagian Kepengurusan, Dewan Pengurus disingkat dengan DP, Majlis Perwakilan Anggota disingkat dengan MPA dan Badan Otonom disingkat dengan BO.

6.      Bulan surat. Kode bulan surat disesuaikan dengan bilangan bulan Masehi dan ditulis dengan angka romawi.

7.      Tahun surat. Kode tahun surat ditulis dengan bilangan tahun dibuatnya surat.

B. Pembukuan

          1. Buku Agenda

Berfungsi untuk mengagendakan seluruh jenis surat, baik surat keluar maupun surat masuk. Kemudian agar buku tersebut dapat berfungsi sebagaimana mestinya, maka perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.       Buku Agenda harus senantiasa berada di atas meja kerja, terutama ketika membuat atau menerima surat dari instansi lain.

b.      Untuk mendistribusikan surat yang berisi antara lain: tanggal penerimaan surat, maksud surat dan pesan untuk Pengurus yang berwenang.

c.       Kolom-kolom yang terdapat dalam Buku Agenda Surat, baik itu keluar ataupun masuk berjumlah enam kolom.

          2. Buku Kas

a.       Seluruh jenis kegiatan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran dana organisasi harus tercatat dalam Buku Kas, yang terdiri atas : Buku Harian, Neraca Bulanan dan Neraca Tahunan.

b.      Segala penerimaan dana harus dicatat di dalam Buku Kas bagian kiri ( Debet ) dan pengeluaran dana di bagian kanan (Kredit). Kemudian kelebihan dan kekurangan dalam penjumlahan uang disebut saldo.

c.       Pengurus yang berwenang menyimpan dan mempergunakan Buku Kas adalah Koordinator Bendahara.

d.      Dalam pelaporan bidang keuangan organisasi, selain dibut dalam bentuk neraca, juga dilengkapi dengan kwitansi atau tanda pembayaran dalam pembelian barang-barang untuk kepentingan organisasi.

          3. Buku Inventaris

a.       Buku Inventaris berfungsi untuk mencatat semua kekayaan atau barang-barang milik organisasi bertujuan agar memudahkan dalam melakukan pemeliharaan, perawatan dan pemantauan terhadap barang-barang tersebut sebagai aset organisasi yang dihasilkan dari suatu masa kepengurusan.

b.      Model Buku Inventaris dibuat dengan 7 kolom.

c.       Pengurus yang berwenang menyimpan dan melakukan inventarisasi adalah Sekretaris dan Wakilnya.

C. Dokumentasi

1.      Dokumentasi surat-menyurat dan pembukuan. Dalam mendokumentasikan surat-menyurat dan pembukuan harus disesuaikan dengan penomoran yang ada dan setelah diadakan penggandaan, baik melalui file komputer maupun file manual.

2.      Dokumentasi hasil kegiatan secara visual maupun audio-visual, yang juga berfungsi sebagai inventaris organisasi mengikuti penomoran inventaris.

3.      Pengembangan dokumentasi dilaksanakan untuk membantu melaksanakan evaluasi program kerja secara menyeluruh.

D. Contoh - Contoh

1.  Kop surat.

2.  Penomoran surat.

Keterangan      :

01             : Nomor urut surat keluar

b               : Keluaran kedua dari jenis surat yang sama

A.1           : Ditandatangani oleh Ketua dan Sekrataris

DP-KSW  : Dewan Pengurus

VIII          : Bulan ditetapkan surat

2003         : Tahun pembuatan surat

3. Pembukuan.

a.       Agenda surat keluar / masuk.

b.      Buku kas harian / Neraca bulanan / Neraca tahunan.

c.       Buku Inventaris.