belajar administrasi surat menyurat BAG 4

Dalam kajian ini tertib administrasi, dibatasi pada Tata keterangan yang meliputi: Surat, Notula/Notulensi, Proposal dan Laporan Pertanggungjawaban

3.1.  Surat-Menyurat dalam Organisasi

3.1.1.  Pengertian:

Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat.

Dari pengertian di atas, dapat dijabarkan sebagai berikut:

·         Alat komunikasi tulis: sarana menyampaikan informasi dari komunikator kepada komunikan.

·         Persyaratan tertentu: di dalam surat mengandung beberapa persyaratan yang sekaligus menjadi ciri pembeda dengan karangan tertulis lainnya, yaitu:

·         Penggunaan kertas

·         Penggunaan model atau bentuk

·         Penggunaan kode atau notasi

·         Pemakaian bahasa yang khas

·         Pencantuman tanda tangan

·         Surat-menyurat/korespondensi: kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi

3.1.2.      Fungsi Surat

Fungsi utama surat adalah alat komunikasi tulis, karena sifatnya yang tertulis, maka surat dapat juga berfungsi sebagai:

·         Tanda bukti tertulis

·         Alat pengingat

·         Pedoman untuk bertindak

·         Keterangan keamanan

·         Duta/wakil organisasi

·         Dokumentasi historis dari suatu kegiatan

3.1.3.      Kelengkapan Surat

Fungsi surat telah disebutkan, bahwa salah satunya adalah sebagai wakil pengirimnya, baik atas nama pribadi ataupun atas nama lembaga. Hal ini mengandung suatu penger-tian bahwa menulis surat sama dengan menampilkan “wajah” pengirim di dalam surat yang ditulisnya.

Seringkali, ketika mengirim surat, pengirim hanya menfokuskan pada isi surat dan ku-rang memperhatikan unsur yang lain. Padahal penampilan surat yang baik akan menim-bulkan kesan yang baik bagi penerima.

Unsur-Unsur surat:

ü  Penggunaan Kertas

·         Jenis kertas              : yang lazim digunakan adalah kertas HVS ukuran 60-80 gram

·         Warna kertas dan tinta        : yang lazim digunakan adalah warna kertas putih dan tinta hitam

·         Ukuran kertas                      : yang lazim digunakan adalah ukuran folio (21,5 cm x 33 cm)

ü  Bahasa Surat

Bahasa di dalam surat perlu memenuhi persyaratan sebagai berikut:

·         Jelas: bahasa yang tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda.

·         Lugas: langsung menunjukkan permasalahan dan tidak bertele-tele.

·         Umum: bahasa resmi yang memasyarakat, bahasa baku yang dipakai di depan umum, bahasa yang dipahami oleh seluruh lapisan masyarakat.

·         Kaidah bahasa lainnya: kata yang baku, tanda baca, EYD, unsur serapan

·         Bagian Surat dan Fungsinya

Dalam hal ini akan dibahas bagian-bagian surat resmi yang umumnya ada, meliputi:

1. Kepala (kop)

Surat resmi umumnya ditulis pada ketras yang memakai kepala surat atau dikenal dengan “kertas berkop”

Kop surat umumnya meliputi:

• Nama organisasi/lembaga

• Alamat lengkap

• Nomor telepon

• Logo organisasi/lembaga

2. Nomor Surat

Tujuan nomor surat:

•         Untuk memudahkan pengaturan surat

•         Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam suatu periode tertentu

•         Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti.

Cara penomoran surat: Umumnya rangkaian nomor surat menunjukkan nomor urut, kode intern, bulan dan tahun pembuatan surat.

Contoh:                       025/SMPT-WMM/II/2007

Keterangan:

025                       = nomor urut surat

SMPT-WMM       = kode intern

II              = bulan pembuatan surat

2007                     = tahun pembuatan surat

Catatan: untuk kode intern, hal ini sangat bervariasi tergantung pada organisasi pembuat surat.

3. Tanggal

Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib dia-wali oleh nama kota, karena kota sudah tercantum pada kepala surat.

4. Lampiran

Adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat.

Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi, yaitu:

• Untuk menyampaikan maksud tertentu

• Sebagai pengantar untuk lampirannya.

5. Perihal

Berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat.

6. Alamat tujuan

Alamat tujuan adalah penerima surat.

7. Salam pembuka

Salam pembuka berfungsi agar surat tidak terkesan kaku.

8. Isi Surat

Berisi pesan yang akan disampaikan (maksud dan tujuan)

9. Salam Penutup

Salam penutup Berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat dan sikap akrab pengirim terhadap penerima surat.

10. Jabatan penanda tangan

Menunjukkan jabatan pengirim surat.

11. Tanda tangan dan nama penanggung jawab

Hal ini akan menunjukkan seseorang yang bertanggung jawab surat yang dikirimkan.

12. Tembusan/Tindasan/c.c. (carbon copy)

Hal ini terjadi bila surat yang dikirim kepada orang lain, juga dikirimkan kepada pihak ketiga yang masih terkait.

3.1.4.      Tujuan-tujuan surat yang banyak digunakan dalam organisasi:

1.      Surat Undangan

Pemberitahuan yang sifatnya mengharap kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu pada waktu dan tempat tertentu sesuai yang dicantumkan dalam surat undangan.

2.      Surat Permohonan

Surat yang digunakan untuk memohon atau meminta sesuatu dari orang lain.

3.      Surat Pemberitahuan

Surat yang sifatnya semata-semata mengirimkan berita

4.      Surat Pengantar

Surat yang digunakan untuk mengantarkan surat, dokumen atau barang yang di-kirimkan. Secara umum, kegunaan surat pengantar ialah untuk mengantarkan sesu-atu dengan maksud agar yang menerima mengetahui maksud pengirimnya.

5.      Surat Pengumuman

Surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal kepada pihak-pihak tertentu atau kepada masyarakat umum. Penulisan surat pengumuman hendaknya singkat dan jelas, sehingga mudah dipahami oleh pembacanya.

6.      Surat Tugas

Surat yang berisi penugasan dari seseorang pejabat/pimpinan organisasi kepada ba-wahannya untuk melaksanakan suatu tugas demi kepentingan organisasi.

7.      Surat Rekomendasi

Surat yang dibuat oleh seorang pejabat, yang berisi keterangan mengenai diri sese-orang dengan maksud agar mendapat pandangan yang positif dari pihak lain.

3.2.            Notula/Notulensi

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan selama rapat berlangsung.

Manfaat Notula:

·         Sebagai dokumen dan alat bukti tertulis karena berisi hasil pembicaraan rapat

·         Sebagai dasar atau landasan untuk rapat selanjutnya

·         Sumber informasi bagi pemimpin atau peserta rapat

·         Alat untuk mengingat kembali hal-hal yang telah dilaksanakan dan diputuskan dari hasil rapat terdahulu

·         Alat untuk membahas hasil keputusan, baik yang sedang berjalan maupun hasil keputusan terdahulu

Notula yang baik, sekurang-kurangnya berisi:

·         Nama organisasi yang menyelenggarakan rapat

·         Data rapat yang berisi hari, tanggal, waktu, tempat diselenggarakannya rapat

·         Nama dan jabatan pemimpin rapat

·         Jumlah anggota yang hadir. Daftar nama ditulis di dalam daftar hadir rapat

·         Isi rapat: catat semua yang terjadi selama rapat

·         Tanda tangan notulis dan ketua rapat

3.3.            Proposal Kegiatan

Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Untuk memudahkan pengertian proposal yang dimaksud dapat memban-dingkannya dengan istilah “Proposal Penelitian” dalam dunia ilmiah (pendidikan) yang disusun oleh seorang peneliti atau mahasiswa yang akan membuat penelitian (skripsi, tesis, disertasi).

“Proposal Umum” sering digunakan sebagai usulan atau rancangan kegiatan. Bentuk proposal ini memiliki banyak kemiripan dengan model “Proposal Penelitian” yang digunakan dalam dunia ilmiah, namun karena sifatnya yang lebih umum maka

“Proposal Umum” biasanya lebih lentur dalam penggunaan bahasa dan tidak terlalu kaku dalam aturan penulisan. Namun, walaupun lebih “bebas”, penulisan “Proposal Umum” tetap harus mengindahkan kaidah-kaidah dan sistematika tertentu, agar dapat dengan mudah dimengerti oleh orang-orang yang membaca proposal tersebut.

Sistematika Penulisan Proposal:

a.       Pendahuluan

·         Berisi tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatarbelakangi dilaksanakan kegiatan tersebut.

·         Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari (nyata)

·         Point-point pembahasan pada pendahuluan ini, mengacu pada komponen S-W-O-T

b.       Dasar Pemikiran

·         Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan, misalnya: Tri Darma Perguruan Tinggi, program kerja pengurus dan lain-lain

·         Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka didasarkan secara umum, misalnya: Peraturan Pemerintah No sekian

c.        Tujuan Kegiatan

·         Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut (umum dan khusus)

·         Tentukan juga keluaran (output) yang dikehendaki seperti apa

d.       Tema Kegiatan

Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut

e.        Jenis Kegiatan

·         Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu,

·         Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut. Misal: berupa Seminar, Pelatihan, penyampaian materi secara lisan, Tanya jawab dan simulasi dll.

f.       Target Kegiatan

Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan (Point e) terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai penilaian tercapai atau tidaknya tujuan.

g.       Sasaran/Peserta Kegiatan

Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti kegiatan tersebut (atau lebih kenal dengan peserta)

h.      Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut.

i.         Anggaran Dana

Dalam anggaran disini, hanya disebutkan jumlah total pemasukan dan pengeluaran yang diperkirakan oleh panitia, sedangkan rinciannya dibuat dalam lampiran ter-sendiri

j.         Susunan Panitia

Dalam halaman atau bagian susunan panitia, biasanya hanya ditulis posisi yang penting-penting saja, seperti Pelindung Kegiatan, Ketua panitia, Streering Commite dll, sedangkan kepanitian lengkap dicantumkan dalam lampiran.

k.      Jadwal Kegiatan

·         Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender Kegiatan yang telah disusun sebelumnya

·         Atau bisa juga ditulis terlampir, jika jadwalnya banyak.

l.         Penutup

·         Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan mohon dukungan bagi semua pi-hak.

·         Ditutup dengan lembar pengesahan proposal

·         Terakhir, diikuti dengan lampiran

Pembuatan proposal merupakan proses akhir dari analisa manajemen organsasi. Proposal merupakan suatu bentuk dokumentasi ringkas dari analisa manajemen organisasi yang telah dilaksanakan sebelumnya, dan disajikan dalam bentuk yang terstruktur, singkat dan jelas seperti yang telah disampaikan di atas. Sehingga item-item yang terdapat pada proposal dibuat berdasarkan/mengacu pada hasil dari analisa manajemen organi-sasi.

3.4.            Laporan

Laporan adalah Suatu keterangan tertulis mengenai segala sesuatu dalam organisasi yang secara resmi diajukan oleh pelaksana kegiatan kepada pimpinan organisasi sebagai akibat dari pelaksanaan pekerjaan/tugas. Di dalam suatu organisasi laporan yang umumnya dikenal adalah Laporan Pertanggungjawaban (LPJ).

LPJ adalah laporan tertulis yang ditujukan kepada pimpiman organisasi atau pejabat di atasnya yang berisi segala sesuatu yang berkaitan dengan proses suatu kegiatan mulai dari awal hingga akhir.

Dengan demikian LPJ akan berisi:

a.       Tahap perencanaan kegiatan

Tahap ini berisi proses perencanaan kegiatan, mulai dari proses terbentuknya kepa-nitiaan hingga menjelang pelaksanaan kegiatan.

b.      Tahap pelaksanaan kegiatan

Tahap ini berisikan pelaksanaan kegiatan mulai awal kegiatan hingga akhir kegiatan

c.        Tahap evaluasi kegiatan

Tahap ini berisi evaluasi kegiatan dari tahap perencanaan dan tahap pelaksanaan, serta berisi saran-saran perbaikan

d.       Laporan keuangan

Berisi informasi penggunaan keuangan dan perbandingan antara anggaran dan realisasi

e.       Lampiran-lampiran, berisi:

·         Proposal kegiatan

·         Surat-surat yang ada

·         Bukti-bukti penggunaan uang

·         Foto-Foto pendukung

·         Lain-lain