belajar adminstrasi surat menyurat BAG 1

ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

Sumber 1

1.1.            Kepala Surat

Kepala surat lebih dikenal dengan istilah kop surat, yaitu bagian surat paling atas dan berfungsi memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi atau organisasi yang mengirim surat. Kepala surat ini juga berfungsi untuk menunjukkan keresmian sebuah surat.

Kepala surat resmi, biasanya, terdiri atas:

1) nama kantor organisasi atau instansi;

2) alamat;

3) nomor kotak pos (jika ada);

4) nomor kode pos;

5) nomor telepon (jika ada);

6) nomor teleks (jika ada );

7) lambang instansi atau organisasi.

Contoh:

1.2.            Nomor Surat

Surat resmi, biasanya, mencantumkan nomor, jenis, instansi pengirim surat, dan kode surat. Nomor surat adalah urutan nomor surat yang telah dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Kode surat adalah kode klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat tersebut, sedangkan tahun yang tertera pada nomor surat menunjukan tahun kapan surat itu dibuat.

Fungsi nomor dan kode surat adalah sebagai berikut:

1) mengetahui banyaknya surat yang keluar;

2) memudahkan pengarsipan surat;

3) memudahkan mencari surat itu kembali jika dibutuhkan; dan

4) memudahkan petugas pengarsipan.

Contoh:

 

                           Keterangan :

231 = nomor surat

SB = Surat Pemberitahuan

R = rektor (penanggung jawab surat / penanda tangan)

UPI = nama instansi

G.5 = bantuan luar negeri

VI = bulan pembuatan surat, bulan Juni

07 = tahun pembuatan surat 2007

1.3.            Tanggal Surat

Dalam menulis tanggal surat, sebaiknya, tanggal, bulan, dan tahun ditulis lengkap. Penyingkatan tanggal dan bulan sering menimbulkan kesalahpahaman dan dirasakan kurang santun. Tanggal surat ini ditulis untuk menunjukan kapan surat itu dikirim, bukan kapan surat itu dibuat. Selain itu, tanggal surat juga berfungsi untuk mengetahui waktu yang diberikan untuk menyelesaikan sebuah surat serta sebagai petunjuk dalam proses pengarsipan surat. Untuk surat-surat resmi atau surat dinas, tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama tempat surat itu dibuat.

Nama tempat sudah tertera pada kepala surat. Jika surat tidak menggunakan kepala surat, nama tempat ditulis di depan tanggal surat.

Contoh:

Ada beberapa macam cara menempatkan tanggal surat, misalnya:

a.       ditempatkan di tengah-tengah halaman, kira-kira dua spasi di bawah kepala surat;

b.      ditempatkan di sebelah kanan atas surat, di antara kepala surat dan alamat dalam. Jika diketik, kira-kira dua spasi dari atas dan pada jarak 45 s/d 50 spasi dari tepi kiri surat. (Cara ini yang umum dipakai);

c.       ditempatkan di sebelah atas tepi kiri di antara kepala surat dan alamat dalam.

1.4.            Lampiran Surat

Lampiran surat adalah bagian surat yang berguna untuk menunjukkan adanya sesuatu yang disertakan bersama surat. Sebaiknya, lampiran surat ditulis secara jelas agar penerima surat segera mengetahui ada tidaknya sesuatu yang dilampirkan bersama surat tersebut. Jika sebuah surat tidak ada lampirannya, setelah nomor surat tidak perlu dituliskan lampiran. Untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh berikut ini.

Kata "helai" pada lampiran berarti satu surat, bukan satu lembar kertas. Dengan demikian, penulisan lampiran surat perlu dibuat sejelas mungkin agar tidak menimbulkan kesalahpahaman. Oleh sebab itu, penulisan lampiran seperti berikut ini tidak dibenarkan.

• Lampiran : 2 (dua) helai

• Lampiran :

1.5.            Hal atau Perihal Surat

Bagian surat ini berfungsi untuk mengetahui isi atau inti pokok masalah pada surat yang dikirimkan, tanpa harus membaca surat tersebut secara keseluruhan. Hal atau perihal surat, sebaiknya, ditulis, secara singkat dan, biasanya, hal surat digarisbawahi atau ditulis dengan huruf kapital semuanya. Perhatikan contoh berikut ini.

Penulisan perihal

1.6.            Alamat Surat

Pengiriman dan penerimaan surat dapat berjalan dengan lancar jika alamat ditulis dengan jelas. Biasanya, sebuah surat mempunyai dua macam alamat surat, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat dan alamat luar yang ditulis pada sampul surat.

Alamat surat dapat berfungsi sebagai:

1) Alamat petunjuk langsung bagi penerima surat;

2) Petunjuk arsip dalam menyimpan surat;

3) Mempermudah petugas pos;

4) Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjendela.

Perhatikan contoh penulisan surat berikut ini:

•         Kepada

Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa

Jln. Diponegoro 82

Jakarta

•         Kepada

Yth. Manajer Bank Danamon

Jln. Hanjuangsiang Timur 170

Tasikmalaya

•         Kepada

Yth. Bapak Setiawan Djuharie

Jln. Tebu Ireng F/V No. 7

Kompleks Pasirjati Ujung Berung

Bandung

Alamat dalam lazim juga hanya disebut alamat. Alamat dalam ditempatkan dalam beberapa posisi:

a.       Ditempatkan kira-kira 6 s/d 8 spasi di bawah tempat tanggal. Penempatan alamat berjarak 1 s/d 2 spasi di bawah tanggal kurang baik.

b.      Ditempatkan di sebelah kiri bawah surat, kira-kira 3 s/d 4 spasi di bawah tanda tangan. Cara ini umumnya digunakan dalam surat dinas, antara lain surat keputusan.

1.7.            Salam Pembuka

Salam pembuka digunakan sebagai kesatuan berbahasa tulis. Salam pembuka dapat digunakan sesuai dengan keperluan penulisan surat.

Contoh:

1 Dengan hormat,

2 Bapak ............... yang terhormat,

3 Assalamualaikum wr wb.,

4 Bunda tercinta,

5 Ratu tersayang,

Salam pembuka jenis pertama merupakan salam pembuka yang paling umum dan banyak dipakai. Salam pembuka jenis ketiga, biasanya, digunakan pada lingkungan suatu intansi atau organisasi yang mempunyai keyakinan yang sama. Dengan demikian, salam pembuka jenis ketiga tersebut kurang tepat jika digunakan pada surat resmi yang sifatnya umum. Namun, akhir-akhir ini, salam pembuka jenis itu merupakan bentuk nasional yang baku dan dapat berterima untuk keperluan penulisan surat. Salam pembuka jenis keempat dan kelima digunakan dalam surat tidak formal, seperti surat keluarga atau surat cinta.

1.8.            Isi Surat

Isi surat adalah bagian surat yang digunakan untuk menyatakan berita atau sesuatu yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut. Bagian isi surat pada surat resmi, biasanya, berisi atau terdiri atas paragraf isi dan paragraf penutup. Namun, pembagian ini tidak bersifat mutlak. Pengirim surat dapat menggabungkan satu bagian dengan bagian yang lain sehingga menjadi sebuah wacana yang dapat dipahami isinya.

1.9.            Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka adalah bagian surat yang berfungsi sebagai pengantar pembaca kepada inti pokok surat. Dengan kata lain, paragraf pembuka berguna sebagai penuntun jalan pikiran pembaca kepada masalah yang akan dibicarakan dalam uraian inti surat. Berikut ini adalah beberapa contoh kalimat awal pada paragraf pembuka dengan berbagai variasi surat.

•         Untuk surat pertama memakai:

Kami beritahukan kepada Saudara bahwa....

Dengan surat ini, kami sampaikan kepada Saudara bahwa

Dengan gembira, kami kabarkan bahwa ....

Sesuai dengan pembicaraan kita seminggu yang lalu,....

Dengan ini, kami kabarkan bahwa ....

Bersama surat ini, kami kirimkan kepada Saudara ....

Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan ....

•         Untuk surat susulan dapat memakai:

Menunjuk surat kami tanggal....

Sehubungan dengan surat kami tanggal ....

Menyusul surat kami tanggal ....

Mengulangi surat kami tanggal ....

•         Untuk balasan surat sering digunakan:

Membalas surat saudara tanggal ....

Sehubungan dengan surat saudara tanggal ....

Memenuhi permintaan Saudara ....

Menunjuk surat Saudara tanggal....

Surat Saudara tertanggal .... nomor ...

•         Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat, dipergunakan kalimat pembuka:

Sehubungan dengan surat dari Kopertis Wilayah IV tertanggal 10 Juni 2000, nomor 65/V/2005, dengan ini, kami meminta kesediaan Bapak/Ibu untuk ....

•         Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka:

Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2006, Universitas Galuh Ciamis akan mengadakan serangkaian acara yaitu ....

1.10.        Isi Surat Sesungguhnya

Bagian surat ini memuat sesuatu yang akan disampaikan, diberitakan, dinyatakan, atau dimintakan kepada penerima surat. Untuk menyusun isi surat dengan baik, hendaknya, diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a.         tetapkan terlebih dahulu bentuk surat yang akan ditulis;

b.        tentukan maksud atau tujuan surat tersebut;

c.         urutkan terlebih dahulu maksud surat tersebut secara sistematis dan logis;

d.        tuliskan setiap isi dalam satu paragraf;

e.         hindari penggunaan istilah dan akronim yang belum lazim;

f.         tulislah surat tersebut dengan EYD yang tepat;

g.        gunakan bahasa yang baik dan benar;

h.        hindarkan penggunaan kalimat yang berbelit-belit, sebaiknya, digunakan kalimat-kalimat yang efektif.

1.11.        Paragraf Penutup

Paragraf penutup berfungsi untuk menutup isi surat. Dapat pula dikatakan bahwa paragraf penutup ini dianggap sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Paragraf penutup berisi harapan dan ucapan terima kasih kepada penerima surat. Perhatikan contoh paragraf berikut ini.

a. Atas bantuan saudara, kami ucapkan terima kasih.

b. Harapan kami, mudah-mudahan kerja sama kita yang baik ini dapat ditingkatkan terus.

c. Atas perhatian dan kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

1.12.        Salam Penutup

Salam penutup sebuah surat dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan rasa keakraban pengirim surat kepada penerima surat. Namun, perlu diingat, untuk surat-surat resmi yang bersifat formal atau penting, tidak perlu menggunakan salam penutup. Surat diakhiri dengan menuliskan jabatan pengirim surat atau orang yang menandatangani surat tersebut. Perhatikan beberapa contoh salam penutup berikut ini:

a. Hormat kami;

b. Salam kami;

c. Wasalam; dan

d. Hormat saya.